Quando ci si riferisce agli archivi documentali, si pensa generalmente ai trascorsi, alla transitorietà, alla caducità degli effetti dell'agire umano e alla sua preponderante rutinarietà interrotta solo raramente da fatti capaci di resistere al tempo.

E quando si pensa alla struttura fisica degli archivi si pensa a raccolte di materiale la cui considerazione rimane nell'immaginario collettivo sostanzialmente marginale.

Gli archivi delle carte amministrativo-contabili sono primariamente destinati ad un apprezzamento specialistico, lontano dai valori delle raccolte di opere, dagli scritti o da quanto generalmente e principalmente inteso come di valore storico, scientifico o letterario. Non si può parlare in genere di fascino popolare nel caso di carte la cui ossessiva composizione a metà tra il narrativo e il numerico, spiega, secondo la struttura cronologica della percezione e della rappresentazione degli eventi, fatti minuti dell'esistenza delle persone e delle istituzioni.

Tuttavia, con molta curiosità ed altrettanta pazienza, il grande privilegio di lavorare per una istituzione universitaria con alcuni secoli di storia, talvolta, come nel nostro caso, si traduce nella possibilità di godere di risorse di ricerca importanti.

Così avviene per l'università di Catania dove in maniera sostanzialmente costante nel tempo l'amore e l'attenzione per l'originalità informativa dei documenti hanno consolidato l'impegno per la strutturazione e gestione di questi importanti strumenti della memoria.

Il tema della conservazione degli archivi, conseguentemente, in una logica bidimensionale strettamente legata e correlata a quella della loro fruizione, intercetta un'area del valore, e quindi della ricchezza, che i supporti documentali conservano in modo paziente e silenzioso. Anche partizioni apparentemente meno pregiate della dotazione degli archivi come le carte amministrativo-contabili, spesso nella loro sostanza ripetitive e scarsamente entusiasmanti, lette con passione fanno riaffiorare venature sorprendenti e talvolta affascinanti, rimandando a un mondo e a un tempo certamente passato ma che attraverso le sue tracce ci ripropone la costitutiva questione della natura dell'uomo.

E rimanda anche alle sue prerogative relazionali, mostrandoci come l'essenza del carattere umano, con le sue luci e le sue mediocrità, si alterni senza sosta nella logica di un pendolo che, con il suo movimento, descrive costantemente un confine.

La ricerca delle modalità con le quali il fenomeno economico e amministrativo dell'università di Catania si è manifestato, si lega per quanto detto all'esigenza di ricostruire sulle carte contabili alcuni primari tratti dell'evoluzione gestionale e dei meccanismi documentali intesi come traccia procedurale dell'esecutività dei rapporti e del modello di governance, che ha sorretto ed animato il suo sviluppo.

D'altronde, in generale, l'interesse scientifico per lo studio e l'analisi dei sistemi contabili delle amministrazioni pubbliche, nella prospettiva anche della ricostruzione storica dei processi evolutivi della scienza ragionieristica, è stata alimentata nel tempo in modo molto limitato, probabilmente per la specifica carenza d'interesse per la materia ma anche in ragione della complessità dell'oggetto di investigazione e per la mancanza di una specifica accessibilità e fruibilità degli archivi documentali.

A questo punto l'oggetto di studio diventa chiaro: la ricostruzione del sistema contabile e di quello delle regole amministrative, attraverso la dotazione dell'archivio dei documenti contabili in relazione all'esigenza di delineare il contesto, il ruolo e la dinamica di sviluppo di un'organizzazione pubblica che acquisisce rilievo determinante nel territoriale di riferimento; l'istituzione universitaria che assume una preminente centralità data dal ruolo fondante che essa riveste nella crescita socio-culturale di una comunità.

Conseguentemente trattandosi dell'università di Catania, diventa determinante la grande ricchezza messa a disposizione dall'archivio storico ed in particolare dal "Fondo Casagrandi". Grazie alla appassionata professionalità del dott. Consoli e del suo staff si è riusciti ad avviare un lavoro sull'evoluzione amministrativo-contabile dell'ateneo di Catania. E quindi, dopo la ricostruzione del contesto storico di riferimento e con uno sforzo di interpretazione dei processi e delle modalità di rilevazione delle operazioni finanziarie e di gestione, si è riusciti a ricostruire il sistema contabile in uso nel periodo che va dal 1600 al 1700.

Il sistema contabile dell'ateneo catanese in quel periodo era sostanzialmente legato ad una logica di tipo finanziario che assumeva, quali elementi portanti del sistema stesso, la quantificazione delle posizioni creditorie (Introiti) e debitorie (Esiti) che si sostanziavano nei relativi incassi e pagamenti riconducibili all'attività gestionale dell'università. Il sistema dunque nelle sue articolazioni e misurazioni contabili evidenziava una priorità centrale nell'individuazione quali-quantitativa delle fonti e dei relativi impieghi. La gestione contabile delle operazioni si ricollegava inoltre ad una precisa struttura amministrativa attraverso la quale si provvedeva a documentare i movimenti d'entrata e d'uscita. In particolare, nel caso dei pagamenti il tesoriere si occupava di emettere e firmare i mandati per i quali i debitori rilasciavano apposita quietanza di ricevuto pagamento denominata "apoca", una scrittura pubblica che veniva redatta, appunto, per attestare l'avvenuto pagamento da parte del debitore di una determinata somma.

Così i principali documenti contabili rinvenuti sono stati esaminati al fine di individuare, nonostante la loro talvolta complessa e poco decifrabile struttura, analoghe logiche redazionali e congruenti criteri e metodi di annotazione e rilevazione.

In particolare si possono distinguere il "registro dei mandati", il "libro dei conti" (il quale contiene il "Ristretto dell'introito ed esito"), il "libro mastro", il "raziocinio", denominato anche "volume dei conti", la "plana" e la "relazione dei conti". (vedi glossario in calce alla pagina)

Per questa strada la storia dell'ateneo catanese generalmente descritta per eventi salienti e per scene di rilievo attraverso la minuta e puntuale documentazione degli archivi, si popola di fatti piccoli e di dettagli che colorano, riempiendo gli spazi dell'immaginazione, i momenti della realtà recuperata attraverso le carte dell'amministrazione, ricostruendo tranches de vie che dimostrano atteggiamenti e fatti dissimili dal nostro agire spesso solo per i caratteri della tecnologia, per i contesti e per la dimensione del tempo.

Dalle apoche e dalle scritture contabili emerge una realtà fatta di rendicontazioni finanziarie delle spese di carrozza e delle mance concesse "al bravo cocchiere" (che ricordano molto le attuali giustificazioni per gli spostamenti in taxi a meno ovviamente delle mance), delle spese per il fabbro e per i suoi interventi di manutenzione, delle entrate delle rette e degli stipendi spesso percepiti con ritardo o solo a seguito dell'esercizio della supplica al viceré. Emerge una realtà nella quale i rapporti di governance tra chi finanziava l'ateneo e chi ne amministrava le sostanze e il "tesoro" (attraverso il cosiddetto 'sistema delle tre chiavi' per garantirne la liceità delle uscite) si reggevano anche attraverso un sistema di controlli e di revisione contabile che possiamo considerare molto vicino alle logiche dei nostri tempi.

Per dare la dimensione dell'importanza nei meccanismi di governance dei tempi basti ricordare che già Geoffrey Chaucer nelle sue Canterbury Tales alla fine del XIV secolo per accreditare la figura dell'allodiere diceva che "bene spesso essendo stato cavaliere rappresentante di contea dalla cintura bianca come il latte della mattina gli pendevano una daga e una borsa di seta: sceriffo era stato e revisore dei conti un valvassore insomma del quale più degno nessuno". La revisione contabile puntualmente scopriva imperfezioni e suggeriva irregolarità, illecite appropriazioni e piccole e grandi ruberie ora mascherate nella veste di errori di contabilizzazione ora invece nascoste in attività e malversazioni furbesche.

Dunque, dalla conoscenza delle scelte legate al sistema contabile e al modello di documentazione amministrativa, si passa alla comprensione della logica della gestione della cosa pubblica attraverso il fascino discreto di carte che rivivono per merito della conservazione.

Credits

*Glossario:

In modo più specifico il lavoro di ricerca sviluppato insieme alla prof.ssa Margherita Poselli, al dr. Giuseppe Di Dio e alla dott.ssa Eleonora Cardillo, per quanto attiene strettamente agli aspetti tecnici, può essere sintetizzato in ragione delle principali strutture documentali esaminate e quindi, in particolare, in relazione al "registro dei mandati", al "libro dei conti", al "libro mastro", al "raziocinio", denominato anche "volume dei conti" , alla "plana" e alla "relazione dei conti".

Il "registro dei mandati"
Il "registro dei mandati" era il registro dove il tesoriere riportava appunto tutti i mandati che autorizzavano al pagamento, indicando il soggetto, l'importo e la descrizione dell'operazione. È evidente che, senza il mandato, quale documento amministrativo emesso dalla deputazione e firmato dal tesoriere, non si poteva procedere all'effettuazione di nessuna spesa. Di solito il registro dei mandati accoglieva anche le apoche che venivano inserite come base documentale nei "raziocini d'introito e di esito".

Il "libro dei conti"
Il "libro dei conti" costituiva un sistema di rilevazione delle operazioni di gestione secondo la classificazione dei conti in "conti d'introito" e "conti di esito". Nella prima pagina del libro dei conti era riportata una premessa nella quale si evidenziava il periodo di riferimento, il nome del tesoriere, i nomi dei deputati, il gran cancelliere e il senatore seniore deputato. Nell'intestazione della pagina veniva riportata un'iscrizione: G. M. G. A. (Gesù, Maria, Giuseppe ed Agata). Essa doveva costituire un'invocazione religiosa affinché il lavoro venisse svolto in maniera corretta e non si commettessero errori (teniamo conto del fatto che ovviamente la manualità del lavoro era apprezzata anche in relazione alla qualità della grafia e all'assenza e di correzioni ed imperfezioni). Il "libro dei conti" aveva un'impostazione di carattere strettamente finanziario.

Il "libro mastro"
Il "libro mastro" costituiva il documento nel quale venivano annotati nella sezione "dare" e nella sezione "avere" in ordine cronologico i fatti di gestione. La struttura delle scritture contabili per le diverse sezioni si articolava nel seguente modo: la data era indicata in alto a sinistra, seguiva poi la descrizione, un numero codice e l'importo.
Il metodo di annotazione contabile seguito era quello legato alla struttura personalistica dei conti. Infatti la sezione "dare" registrava il debito dell'università con riferimento al soggetto indicato nell'intestazione della pagina, al quale si riferivano le relative movimentazioni annotate nel foglio; in contropartita nella sezione "avere" si evidenziava il credito complessivo, di eguale importo, vantato dal soggetto e suddiviso per anni.

Il "raziocinio"
Il "raziocinio" costituiva un volume dei conti suddiviso in tre quadrimestri: il 1° quadrimestre andava dal 1° settembre al 31 dicembre; il secondo dal 1° gennaio al 30 aprile; il terzo dal 1° maggio al 31 agosto. Nella rilevazione veniva riportata la causale nella quale era indicata la data dell'incasso e l'importo versato. Ogni rilevazione degli introiti effettuata nel "raziocinio" coincideva con le rilevazioni riportate nella sezione "dare" del "libro dei conti"; la differenza nella logica di rilevazione stava nel fatto che nel "raziocinio" le rilevazioni contabili, in cui non era indicata la data come criterio di registrazione a differenza del "libro dei conti" prima descritto, erano specificamente collegate, attraverso un numero sequenziale di identificazione, con le relative apoche contenute nel medesimo registro alla fine di ogni quadrimestre. Un esempio di rilevazione di esito: "E più si fa esito di g 15 pagate al sacerdote Don Emmanuello D'Agata, che se gli fecero pagare a buon conto dell'Orologio costrutto per uso del palazzo dell'Università per il quarto sopragiunto per il suono di mezzanotte, e mezzo giorno, come per mandato de' .....".

La "plana"
La "plana" costituiva un documento riepilogativo articolato in due sezioni relative al riepilogo delle entrate ed al riepilogo delle spese. La parte relativa alle entrate denominata "epitome dell'entrata" (il termine epitome si riferisce alla stesura di una sorta di sommario, compendio o ristretto di un libro) veniva contrassegnata con il n. 1, all'inizio della quale veniva riportata una premessa che richiamava l'ammontare complessivo delle entrate con l'iniziale indicazione dell'avanzo di amministrazione e con il puntuale rinvio ai documenti contabili ("raziocinio" e "libro mastro") relativi alla determinazione analitica di detto importo. Il documento prevedeva la predisposizione di un'introduzione nella quale veniva presentato da parte del raziocinatore il lavoro svolto.

La "relazione dei conti"
La "relazione dei conti" era un documento redatto da un incaricato esterno su commissione dell'Università di Catania ("Si servì Ill.re Giunta e Consultore in Aprile ....... l'esame, e revisione de' conti dell'Università de' Studi di Catania") redatto con la finalità di riordinare il sistema di rilevazione contabile e quindi verificare la sussistenza di eventuali anomalie che potessero inficiare l'ordinata e regolare tenuta dei conti.