A qualche anno di distanza dal progetto Siciliarchivi (1999), che aveva coinvolto le università di Catania, Palermo e Messina in un avvio del sistema archivistico universitario nazionale, si è svolto a villa Citelli, l'incontro tra il gruppo nazionale degli archivi universitari e i dipendenti dell'ateneo catanese. Il dott. Gianni Penzo Doria, coordinatore nazionale e la dott.ssa Sabina Carboni dell'università IUAV di Venezia hanno presentato il tema, centralissimo, dell'applicazione del nuovo sistema di classificazione dei documenti, adottato in 56 università.
Titulus 97, il nome del progetto promosso dall'Università degli Studi di Padova, ha infatti come obiettivo la condivisione degli stessi "titolari" per la classificazione (uno per l'amministrazione centrale e uno per centri, facoltà e dipartimenti), in quanto basati sulle funzioni attribuite all'università. Trattandosi pertanto di un funzionigramma, a fronte di una riforma universitaria di notevole ampiezza, (si pensi al DM 509/1999 e al DM 270/2004, nonché più in generale alle ripercussioni anche sull'organizzazione documentale procurate dalla riforma della amministrazione pubblica), si è resa necessaria una modifica ai due "titolari" previgenti più sostanziale rispetto ai piccoli ritocchi operati in due occasioni precedenti. Le ragioni della terza modifica sono quindi intrinseche alla natura stessa dei "titolari" di classificazione. Essi infatti rispecchiano le funzioni di un ente produttore e, pur essendo votati - com'è ovvio - alla stabilità, sono anche dinamici, cioè accolgono nuove funzioni qualora la direzione archivistica lo ritenga necessario.
I due nuovi "titolari", che per l'Università di Catania entreranno in vigore il 1° gennaio 2008, sono ampiamente illustrati ne I calzini del principe Carlo, un volume curato dal gruppo nazionale, disponibile gratuitamente anche sul sito dell'archivio dell'Università degli Studi di Padova http://www.unipd.it/archivio/progetti/calzini ). Il titolo rispecchia una metafora, dove l'armadio, diviso in ante e sottoante, non è altro che il "titolario" articolato in titoli e classi, mentre i cassetti, corrispondono ai fascicoli, contenenti i calzini-documenti.
In questa nuova versione viene perfezionata la descrizione di alcune classi, mentre altre sono state create ex novo. Vediamole insieme.
Il titolo I "Amministrazione" è il grado divisionale di apertura del "titolario" di classificazione dell'amministrazione centrale. Si riferisce alle funzioni primario-costitutive e trasversali (dette anche "di supporto" oppure "di staff"), che interessano cioè tutta la sfera dell'attività di una università.
Il "titolario" come già detto, non è che un funzionigramma, condiviso da tutte le università; fa eccezione il titolo II "Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia", che invece classifica i documenti relativi al funzionamento dell'organo a cui si riferisce. Ciascun ateneo deve adattare le classi di questo titolo alla propria realtà statutaria e organizzativa, tanto nella struttura, quanto nella nomenclatura di ogni singola classe.
Il titolo III "Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo" entra nel vivo delle funzioni proprie dell'università, trattando didattica, ricerca scientifica e relativa programmazione.
Al titolo IV "Attività giuridico-legale" si collocano i procedimenti amministrativi che contengono documentazione relativa all'attività giuridico-legale dell'ateneo, a prescindere dal fatto che essi siano legati ad altri procedimenti amministrativi, i cui documenti hanno una classificazione differente.
Il titolo V "Studenti e laureati" raggruppa la documentazione amministrativa riferita all'universo della popolazione studentesca, che in diversi modi interagisce con l'amministrazione di ateneo.
Il titolo VI "Strutture didattiche, di ricerca e di servizio" è dedicato alle strutture didattiche, di ricerca e di servizio presenti nelle università; anch'esso, come il titolo II, considera la documentazione relativa al funzionamento di tali organi.
Il titolo VII "Personale" comprende la documentazione riferita alla amministrazione delle risorse umane.
Il titolo VIII "Finanza, contabilità e bilancio" classifica tutta la documentazione relativa ai flussi finanziari. Quando il finanziamento è vincolato ad una funzione specifica la relativa documentazione segue il procedimento.
Il titolo IX "Edilizia e territorio" fa riferimento a tutti i documenti che riguardano la gestione materiale del patrimonio immobiliare dell'ateneo e degli impianti ad esso relativi, mentre il titolo X "Patrimonio, provveditorato ed economato" si riferisce alla funzione di gestione dei beni patrimoniali dell'università, di natura sia immobile che mobile e dei servizi strumentali, e comprende inoltre l'attività negoziale e contrattuale, le locazioni attive e passive nonché le risorse strumentali.
Infine, il titolo XI "Oggetti diversi", lungi dall'essere una miscellanea, è concepito come una sorta di stazione di transito riservata alla classificazione di documenti riferiti a funzioni non previste e successivamente acquisite dall'ente produttore per l'assunzione di nuove deleghe o l'avvio di una nuova attività.
L'anno seguente a quello del passaggio della nuova funzione, il "titolario" sarà modificato, e integrato con l'aggiunta di una nuova classe, oppure, nel caso di funzioni complesse, con un nuovo titolo.
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