«Migliorare i servizi eliminando gli sprechi, ottimizzare i processi produttivi e gestire, nel miglior modo possibile, l'innovazione tecnologica». È l'auspicio del nuovo Direttore amministrativo dell'Università di Catania Federico Portoghese, che in apertura dell'anno accademico 2006/07 traccia il quadro delle attività da compiere e le prospettive future, alla luce della valutazione conoscitiva avviata nella fase di insediamento, e dopo aver rilevato che «uno dei punti deboli dell'assetto organizzativo attuale è costituito dai servizi, ancora poco adeguati a supportare i sempre più crescenti adempimenti richiesti ad un ateneo che si confronta con una realtà gestionale in continua evoluzione».
Pertanto, è stato approvato recentemente dal consiglio di amministrazione dell'ateneo il nuovo assetto organizzativo delle aree, degli uffici e dei servizi. L'esigenza di una rimodulazione generale è scaturita infatti dalla consapevolezza di dover perseguire, al più presto, elevati livelli di efficienza con l'obiettivo di rispondere adeguatamente alle sollecitazioni del sistema nazionale, che si è orientato verso la valutazione qualitativa e quantitativa dell'attività svolta e dei servizi forniti. «Il nostro ateneo deve essere quindi in grado di aumentare costantemente i propri rendimenti e, nel caso in cui i risultati non fossero soddisfacenti, di ridefinire i propri processi».
Il nuovo sistema di valutazione adottato a livello nazionale impone, per le università, un assetto organizzativo che possa garantire il controllo dei processi della gestione e lo sviluppo delle proprie attività istituzionali; le università, infatti, devono basare le proprie attività su una precisa strategia di interventi programmati che saranno oggetto di valutazione da parte dell'Agenzia nazionale della valutazione università e ricerca, di recente istituzione. L'attuale situazione della nostra università deve essere migliorata per riconquistare, nella graduatoria degli atenei, posizioni più elevate. Sono cambiati i criteri di attribuzione delle risorse: il loro trasferimento viene, adesso, effettuato attraverso tecniche di valutazione comparativa; da ciò la necessità, per questa università, di sviluppare programmi e sistemi atti a migliorare la capacità di attrarre risorse finanziarie.

Uno degli interventi più rilevanti nell'ambito della rivisitazione dell'assetto organizzativo è stato quello di costituire un'apposita area per la didattica, distinta da quella della ricerca, dal momento che le specifiche attività, oltre che particolarmente complesse ed articolate, possono considerarsi del tutto autonome. Altro intervento è stato quello della riformulazione dell'area affari generali in area dei servizi generali, nella quale sono state canalizzate le attività di tutti i servizi di interesse comune. Tra i vari interventi, si richiama l'istituzione di un apposito ufficio di supporto per la valutazione strategica, con lo scopo di seguire le linee di intervento e di pianificazione.
Coerentemente con l'obiettivo di snellire le procedure amministrative e contabili e di svolgere attività di coordinamento e supporto, è di prossima istituzione l'Ufficio per le attività di coordinamento dei segretari amministrativi e, di concerto con gli stessi, è prevista l'attivazione dei "poli gestionali", specifiche strutture di servizio, dipendenti direttamente dalla Direzione amministrativa, aventi la funzione di decongestionare l'attuale sistema del decentramento amministrativo-contabile e di rendere omogenee le procedure all'interno dell'ateneo.
Con questi presupposti sarà possibile strutturare una vera e propria organizzazione dell'amministrazione decentrata, gestita da apposite figure di coordinamento. L'assetto gestionale del decentramento amministrativo-contabile deve essere rivisto, in quanto l'attuale organizzazione prevede, soprattutto, l'impiego di numerosi segretari amministrativi e funzionari che, tuttavia, alla luce dei prossimi pensionamenti, non potranno essere assolutamente sufficienti a garantire la copertura dei servizi esistenti; attualmente, infatti, l'elevato numero dei centri autonomi di spesa (65) e i notevoli affidamenti "ad interim" ai segretari amministrativi rendono poco scorrevole la gestione nel suo complesso.
Sono, inoltre, in via di definizione diversi progetti comuni con il coordinamento dei segretari amministrativi, al fine di migliorare e di uniformare i sistemi informativi e procedurali dell'ateneo, come ad esempio il protocollo informatico unico, che sarà sviluppato per specifiche linee di attività. Sempre con la collaborazione del predetto coordinamento, sarà sottoposta agli organi competenti la bozza definitiva del nuovo regolamento per l'amministrazione, la contabilità e la finanza.

Personale
Per quanto concerne il personale, l'amministrazione - spiega ancora il dott. Portoghese - si è mossa su diversi punti di fondamentale importanza: la definizione della contrattazione decentrata relativa al trattamento accessorio per l'esercizio 2006 nonché le pendenze contrattuali di anni precedenti; la definizione della contrattazione decentrata relativa al trattamento accessorio per l'esercizio 2007, al fine di metterne a regime l'applicazione e corrispondere gli emolumenti spettanti nell'anno di competenza; la definizione delle procedure riguardanti la progressione orizzontale e verticale del personale tecnico-amministrativo, la cui ultima applicazione risale all'esercizio 2001. Al personale interessato sarà destinata una formazione mirata ai fini di una crescita professionale all'interno dell'ateneo; lo scorrimento delle graduatorie di precedenti concorsi, rimaste ancora aperte.
Altra problematica che ha impegnato l'amministrazione in questi primi mesi di gestione è quella legata al personale precario. Nel corso dell'indagine conoscitiva avviata sull'assetto esistente è emersa una forte carenza di personale tecnico-amministrativo, a fronte di elevati carichi di lavoro per le unità in servizio. Non essendo auspicabile, nel breve periodo, una programmazione di interventi che potesse sanare tale disagio, l'Amministrazione ha ritenuto opportuno predisporre uno specifico progetto di riorganizzazione e di potenziamento dei servizi attraverso l'assorbimento nei ruoli dei lavoratori impegnati in attività di pubblica utilità, nonché attraverso l'aumento delle ore contrattuali per le altre due categorie. Un passo importante è stato quello che ha portato alla sottoscrizione di un protocollo di pre-intesa con le organizzazioni sindacali e con le rappresentanze sindacali universitarie che si applica, complessivamente, ai 224 lavoratori precari impiegati dall'Università e appartenenti ai diversi bacini del precariato regionale e nazionale.
In particolare, l'accordo si fonda, al momento, sull'avvio immediato di tutte le procedure consentite dall'attuale normativa per garantire, già nel breve periodo e nel rispetto dei vincoli del bilancio dell'ateneo, il massimo impiego di tutti i lavoratori attraverso la stipula di contratti di diritto privato a tempo determinato per la durata di cinque anni, contratti che garantiranno, altresì, ai lavoratori interessati un'adeguata copertura previdenziale.
È stata forte la volontà dell'amministrazione di addivenire alla risoluzione di tale problematica, malgrado la notevole riduzione dei finanziamenti ministeriali. Si è trattato, però, di un atto dovuto che restituisce dignità, ma soprattutto certezze, a lavoratori che da tanti anni versavano in una tale disagiata situazione. 

Sviluppo dei sistemi informatici
È stata completata la progettazione e la ristrutturazione del sistema contabile dell'ateneo, le cui attività risultavano sospese da circa sei mesi. Con la messa a regime del sistema Siope e con la radicale riorganizzazione delle procedure amministrative e informatiche, rese omogenee, l'ateneo usufruisce adesso di notevoli vantaggi ai fini informativi e gestionali. Viene evidenziato che il nuovo software deriva da un progetto informatico le cui analisi tecniche sono state realizzate, in gran parte, dall'area finanziaria, dal controllo di gestione, dal settore stipendi e dal Cea (centro per l'elaborazione e l'applicazione delle tecnologie informatiche). Dal prossimo mese, inoltre, il Sistema 80, utilizzato dall'amministrazione e dai centri di gestione amministrativa, inizierà la fase di trasferimento in un altro ambiente informatico; ciò consentirà di dotarsi di un sistema sicuro e di evitare qualsiasi ritardo tecnico. 

Servizi agli studenti
L'amministrazione, nel suo complesso, ha già iniziato ad affrontare, sotto i vari aspetti, lo stato dei servizi destinati e da destinare agli studenti. Per poter erogare, nel miglior modo possibile, i servizi agli studenti, occorre tener conto di alcuni aspetti fondamentali, quali la corretta diffusione delle informazioni, la continua formazione del personale tecnico-amministrativo e il costante confronto con gli altri atenei. Lo sviluppo dei servizi a favore degli studenti, oltre che un preciso obbligo, diventa indispensabile per ogni ateneo, perché lo studente, secondo i nuovi criteri ministeriali, diventa uno degli elementi fondamentali ai fini della distribuzione delle risorse finanziarie.